Laten we beginnen met een eenvoudig voorbeeld. Bedrijf X zet een aankoopcentrale op die met externe leveranciers onderhandelt over de aankoop van grondstoffen die door alle fabrieken van de X-groep worden gebruikt. De grondstoffen worden verhandeld op een grondstoffenmarkt. In deze gevallen passen we gewoonlijk de methode van de vergelijkbare ongecontroleerde prijs ("CUP") toe. Interessant genoeg kan de CUP-methode echter betekenen dat alle kostenbesparingen worden toegeschreven aan de aankoopcentrale. Als een deel van de kostenbesparingen moet worden toegerekend aan de productie-entiteiten, dan rijst de vraag of de CUP dienovereenkomstig moet worden aangepast en hoe.
In het geval van onderneming Y kan, net als in de meeste andere gevallen, de CUP-methode niet worden gebruikt omdat de prijs van de materialen fluctueert en de prijs die de productie-entiteiten betaalden vóór de oprichting van de aankoopcentrale niet als referentie kan dienen. In deze gevallen kan een toeslag op de kosten of een commissievergoeding worden overwogen. Als de aankoopcentrale de materialen aankoopt bij derde leveranciers en ze doorverkoopt aan de productiebedrijven, kan de kostprijs-plus-methode nuttig zijn. In dat geval moet de winstmarge die aan de aankoopcentrale wordt toegekend, vergelijkbaar zijn met de winstmarge die wordt verdiend in vergelijkbare ongecontroleerde handelsactiviteiten (d.w.z. op basis van een benchmarkonderzoek).
Het kan ook zijn dat de aankoopcentrale optreedt als agent (hetzij voor de leveranciers, hetzij voor de kopers) en wordt vergoed met een commissieloon. In dergelijke gevallen onderhandelt de aankoopcentrale doorgaans met de externe leveranciers, maar neemt ze geen eigendomsrechten op de voorraden. De productievestigingen blijven de grondstoffen dus rechtstreeks van de leveranciers betrekken, maar tegen een lagere prijs dankzij de activiteit van de aankoopcentrale en de deelname van het geheel van productievestigingen aan de regeling. De commissievergoeding kan evenredig zijn met de leveringen (vooral indien betaald door de leverancier) of met de verkregen kortingen (vooral indien betaald door de productievestigingen). De provisie moet vergelijkbaar zijn met de provisie die door onafhankelijke partijen zou worden aangerekend voor vergelijkbare agentuurfuncties (d.w.z. op basis van een benchmarkonderzoek).
Interessant genoeg komt het in alledaagse gevallen voor dat wat vanuit het oogpunt van de aankoopcentrale op het eerste gezicht als een zakelijke, objectieve opslag op de kosten of een commissievergoeding zou worden beschouwd, in feite leidt tot het vaststellen van inkoopprijzen voor de productie-entiteiten die hoger zijn dan de prijzen die zij zelf zouden kunnen krijgen. De vraag rijst of onafhankelijke fabrikanten ermee zouden hebben ingestemd dergelijke hogere prijzen te betalen en wat de economische rationale daarvan zou zijn, dan wel of de aankoopcentrale de inefficiënties geheel of gedeeltelijk zou moeten dragen via een verlaging van haar verkoopprijzen aan de fabrikanten. Het antwoord zal afhangen van de feiten en omstandigheden van de zaak. Cruciaal in de analyse is de vaststelling van de voordelen die de partijen (fabrikanten en aankoopcentrale) redelijkerwijs kunnen verwachten van de implementatie van de centrale aankoopfunctie, en van de opties die hun op dat moment realistisch gezien ter beschikking staan, waaronder in voorkomend geval de optie om niet aan de centrale aankoop deel te nemen als de verwachte voordelen niet zo aantrekkelijk zijn als bij andere opties. Dit is vaak moeilijk voor ondernemingen.
Wanneer de partijen positieve effecten van synergieën verwachtten en realiseerden, is het belangrijk om de contractuele voorwaarden waaronder de aankoopcentrale werkt en de functionele analyse van de fabrikanten en de aankoopcentrale te analyseren. Met name de rollen en verantwoordelijkheden bij de beslissingen die tot de positieve effecten van de synergieën hebben geleid, zullen interessant zijn. Deze analyse moet het mogelijk maken te bepalen welke partijen de gerealiseerde voordelen moeten delen en in welke mate. Wanneer uit deze analyse blijkt dat de voordelen moeten worden toegewezen aan de aankoopcentrale, zou dit onder meer kunnen gebeuren door de prijzen van de verkooptransacties aan de productie-entiteiten te baseren op het CUP (op basis van de prijzen die de productie-entiteiten op de vrije markt zouden kunnen krijgen voor vergelijkbare leveringen in vergelijkbare omstandigheden).
Hieruit mag echter niet worden afgeleid dat alle gerealiseerde voordelen standaard moeten worden toegewezen aan de aankoopcentrale of dat alle inefficiënties altijd moeten worden verdeeld tussen de leden van het concern. Ten slotte kunnen er gevallen zijn waarin de kostenbesparingen (of kosten) die worden gegenereerd door de centralisatie van de aankoopfunctie worden verdeeld tussen de aankoopcentrale en de productievestigingen via een vorm van winstdeling. Dit wordt typisch gezien als een sanity check om de arm's length range nauwkeuriger te definiëren en/of om een tegengewicht te bieden voor de kwaliteit van de gegevens die worden ervaren bij een vooronderzoek op basis van een eenzijdige benadering.
Wij, NovioTax, zijn een op onderzoek gebaseerd adviesbureau dat voortdurend werkt aan het vergroten van onze kennis en de gevolgen daarvan voor bedrijven die wereldwijd zaken doen. Door middel van onderzoek ontwikkelen we ons intellectueel kapitaal. Ieder lid van NovioTax is bijvoorbeeld verplicht om deel te nemen aan onderzoeksactiviteiten. We geloven dat we door het gebruik van onderzoek nieuwe ideeën en mogelijkheden ontdekken die onze klanten ondersteunen. We werken momenteel aan verschillende Research Papers die via onze website zullen worden gepubliceerd.
